fbpx

Organizacja czasu pracy w małej firmie. 5 wskazówek, jak zarządzać czasem zespołu

Avatar photo
Dobry lider potrafi nie tylko angażować i inspirować do działania, ale również stawiać jasno określone cele. Niezbędna jest także umiejętność zarządzania czasem własnym oraz pozostałych członków zespołu. Planowanie, optymalizacja działań, monitorowanie, ale również motywowanie i świadomość tzw. rozpraszaczy pozwala efektywniej osiągać założone cele. Warto pamiętać, że lider to również członek zespołu, który powinien dawać dobry przykład oraz inspirować do podejmowania trafnych decyzji na co dzień.

Czas to ważny zasób w każdej organizacji. Odpowiednie zarządzanie umożliwia realizację planów bez przemęczania zespołu. Nadmiar zadań i regularne nadgodziny prowadzą do utraty energii i motywacji, a nawet długotrwałego wypalania zawodowego. Natomiast zbyt mało oddala realizację celów w czasie i prowadzi do utraty cennych zasobów. 

Efektywne zarządzanie czasem a rozpraszacze 

Jakie czynniki wpływają na efektywność zarządzania czasem? Czynniki można podzielić na wewnętrzne związane bezpośrednio z pracownikiem oraz zewnętrzne niezależne od osoby. 

Wśród czynników wewnętrznych powszechny problem stanowią działania bez określonego celu i planu. Brak przemyślenia sensu podejmowanych czynności to marnowanie cennego zasobu jakim jest czas. Kolejny czynnik wiąże się z brakiem dostatecznej wiedzy pracowników. Szukanie informacji, doczytywanie i sprawdzanie wydłuża czas poświęcony na zadanie. Nieefektywne zarządzanie czasem może również wynikać z braku umiejętności nadawania priorytetów, braniem na siebie zbyt dużo zadań czy problemów z wewnętrzną dyscypliną i motywacją. Dobry lider ma świadomość istnienia ludzkich barier oraz ograniczeń. Warto edukować członków zespołu na temat wewnętrznych czynników wpływających na optymalizację czasu pracy.

W codziennej pracy pod uwagę należy wziąć również czynniki, na które pracownicy nie mają wpływu, np. nieplanowane spotkania, telefony czy awarie sprzętu oraz narzędzi. 

5 wskazówek, jak zarządzać czasem zespołu
  1. Wyznacz cele

W startupach i małych organizacjach  sprawdza się zarządzanie przez cele. Pozwala na skuteczne osiąganie kamieni milowych oraz realizację strategii. Osoby zarządzające muszą potrafić delegować zadania i umiejętnie angażować pracowników w kolejne etapy. Żaden przedsiębiorca nie jest w stanie znać się na wszystkich aspektach działania firmy. Dobry lider oddaje część obowiązków w ręce profesjonalistów w określonej dziedzinie. Małe organizacje pozwalają na większe zaangażowanie pracowników, które przekłada się na realne pomysły wspierające działalność.  

  1. Zaplanuj działania i ustal czas realizacji etapów 

Po wyznaczeniu celów należy określić sposób ich realizacji. Ustalony plan działania i harmonogram prac pozwala zachować porządek. Warto dopasować  odpowiedzialność za realizację do konkretnych osób. Jedną z częstych przyczyn marnotrawienia czasu i nie osiągania celów jest niejasny podział odpowiedzialności i konkretnych zadań. Szczególnie w małych organizacjach duże znaczenie ma elastyczność i szybkie reagowanie na zmiany. Cały zespół powinien pamiętać, że harmonogram prac to drogowskaz, którym należy się kierować. Nie jest sztywnym regulaminem czy niepodważalnym prawem, a elastyczność i otwieranie się na zmiany to ważny element rozwoju. 

  1. Monitoruj etapy działań 

Monitorowanie etapów pozwala ocenić realne postępy i wprowadzić ewentualne zmiany. To również ważny krok dla pracowników, którzy mogą otrzymać feedback i spojrzeć na własne działania z innej perspektywy. Dobry lider wie, w jaki sposób przekazywać nie tylko pozytywne, ale również negatywne informacje. Monitoring i ocena postępu prac umożliwia oszacowanie, jak daleko zespół znajduje się od realizacji celów. Ważne są etapy, a nie konkretne i codzienne działania. Kontrola każdej czynności to zbyt pracochłonne zajęcie, które oddala od tego, co najważniejsze.

  1. Buduj pozytywne nawyki 

Lider powinien pokazywać dobry przykład w sposób dopasowany do kultury i energii zespołu. Dobry pomysł to wewnętrzne szkolenia ze specjalistami, którzy podpowiedzą pracownikom, jak działać efektywnie. Najważniejsze to pokazywać, że działa się według zasad oczekiwanych również od pracowników. 

  1. Zadbaj o motywację pracowników 

Motywowanie to ciągły proces, który wymaga przemyślanej strategii działania przekładającej się na długoterminowe efekty. Dobry system motywacyjny odpowiada specyficznym potrzebom organizacji.

Total
6
Shares
Poprzedni wpis

6 popularnych mitów na temat inwestowania

Następny Wpis
lean canvas

Inwestycje krótkoterminowe – czym są?

Powiązane wpisy

Pitch deck u polskich startupów. Jak wyglądają prezentacje inwestorskie?

Dobry pitch deck to pierwszy krok w przekonaniu inwestora do zaangażowania kapitału w pomysł. W prezentacjach znajdują się najważniejsze informacje dotyczące projektu, ale również organizatorów. Wiele poradników wskazuje na duże znaczenie dodatkowych materiałów - elementów graficznych, badań rynkowych i konsumenckich czy wizualizacji oraz biznesplanu. Jak wyglądają prezentacje inwestorskie w praktyce? PFR Ventures przeanalizowało 131 pitch decków, a wyniki przedstawiono w raporcie Analiza prezentacji inwestorskich polskich startupów.
Avatar photo
Więcej

Jak wprowadzić nowy produkt na rynek w Unii Europejskiej? Podstawowe wymagania i zasady

Ekspansja międzynarodowa pozwala skalować biznes i stanowi jeden z najważniejszych kroków w rozwoju startupów. Obecność na nowych rynkach umożliwia realizację satysfakcjonujących wyników zarówno dla founderów, jak i inwestorów. 85 proc. spółek planuje ekspansję na rynkach Unii Europejskiej w 2022 roku wynika z danych przedstawionych w raporcie Polskie Startupy 2021. UE to pierwszy kierunek dla większości polskich spółek. Jak wprowadzić nowy produkt na rynek w krajach Unii Europejskiej?
Avatar photo
Więcej

Goldman Sachs analiza po wyborach w Polsce

Goldman Sachs, z siedzibą w Nowym Jorku, jest jednym z przodujących globalnych banków inwestycyjnych, który regularnie publikuje analizy dotyczące globalnych wydarzeń politycznych i ich wpływu na gospodarkę. Tym razem jego analitycy wraz z Kevinem Dalym na czele, dokonali szczegółowej interpretacji ostatnich wyborów w Polsce, prognozując zmiany, które mogą nastąpić w przypadku nowej władzy. W raporcie zwrócono uwagę na możliwe konsekwencje dla Polski i Unii Europejskiej, jeśli dojdzie do utworzenia nowego rządu koalicyjnego z udziałem Koalicji Obywatelskiej, Trzeciej Drogi i Lewicy. Jak przyszłość czeka Polaków? Czy dojdzie do kolejnego konfliktu politycznego? O tym piszemy poniżej!
Avatar photo
Więcej