Kim są interesariusze zewnętrzni i wewnętrzni?
Interesariusze zewnętrzni to osoby albo grupy nie działające bezpośrednio w firmie czy projekcie, ale w otoczeniu. Oczekują określonych korzyści.
Często jedną z największych grup są klienci, czyli wszystkie osoby i organizacje, które kupują produkty albo usługi przedsiębiorstwa. Interesariusze zewnętrzni to również dostawcy przekazujący surowce, materiały oraz usługi pozwalające na funkcjonowanie organizacji oraz realizację celów. Ważną grupę stanowią także banki, firmy ubezpieczeniowe oraz pozostałe instytucje finansowe umożliwiające rozwój oraz działalność firmy.
W otoczeniu organizacji znajdują się również media wpływające na odbiór firmy przez otoczenie. Przedsiębiorstwa dbają o dobre relacje z dziennikarzami, którzy przekazują komunikaty dotyczące działalności i docierają do kolejnych przedstawicieli grup interesariuszy. Podobną rolę pełnią liderzy opinii czyli specjaliści o dużym autorytecie.
Interesariusze zewnętrzni to również władze państwowe. Określone przepisy i zasady postępowania wpływają na prowadzenie działalności oraz realizację celów biznesowych.
Ważną grupę stanowi konkurencja. Organizacje obserwują swoją działalność, a kolejne sukcesy konkurentów motywują do dalszego rozwoju.
Interesariusze wewnętrzni to wszystkie osoby działające w organizacji i realizujące cele – pracownicy, udziałowcy czy rada nadzorcza. Pracownicy ponoszą odpowiedzialność za wykonanie np. produktu oraz wdrożenie na rynek zgodnie z ustaloną strategią działania. Udziałowcy oraz rada nadzorcza posiadają prawo do głosowania wpływające na najważniejsze decyzje.
Jak określić interesariuszy?
Identyfikacja interesariuszy to ważny krok w prowadzeniu organizacji, a nawet pojedynczego projektu. Lista osób oraz organizacji związanych z realizowaną działalnością ma wpływ na osiąganie założonych celów. Niezbędne jest określenie nie tylko nazw, ale również potrzeb, oczekiwań czy wymagań względem projektu.
Istnieje kilka sposobów na skuteczne określenie interesariuszy. Zacznij od burzy mózgów wraz z pozostałymi członkami zespołu. Wspólnie stwórzcie listę wszystkich interesariuszy – zewnętrznych i wewnętrznych. Warto wykorzystać różne materiały dostępne w firmie albo Internecie.
Kolejny krok to stworzenie mapy interesariuszy – tabeli podzielonej na cztery części z osią, na której znajdują się dwa parametry: wpływ na osi pionowej oraz zainteresowanie na osi poziomej. W każdą część tabeli wpisz jednostki z listy określając wpływ (mały albo duży) i zainteresowanie (małe albo duże). Powstała mapa pozwoli spojrzeć na interesariuszy holistycznie. Umożliwia zrozumienie, którzy mają największy wpływ na realizację celów. Mapa będzie pomocna w opracowaniu strategii komunikacji.
Niemal każda grupa ma znaczenie, nawet osoby o niskim wpływie i zaangażowaniu należy na bieżąco informować o postępie i realizacji projektu. Skuteczne zarządzanie interesariuszami to przekazywanie odpowiednich informacji w odpowiednim czasie. W planie komunikacji należy uwzględnić kanał (np. prasa, newsletter, raport, czat), a także częstotliwość i osobę odpowiedzialną za prowadzenie kanału.
Dlaczego warto poznać interesariuszy?
Znajomość interesariuszy pozwala zrozumieć potrzeby i oczekiwania odbiorców oraz skutecznie kierować projektem. Poparcie działalności zarówno przez wewnętrznych, jak i zewnętrznych interesariuszy wpływa na osiągane cele. Pracownicy rozumiejący istotę podejmowanych działań, mogą wesprzeć projekt nowymi pomysłami i bardziej zaangażować się w podejmowane kroki. Dobre relacje i zrozumienie oczekiwań interesariuszy zewnętrznych pozwoli uniknąć przeszkód na różnych etapach rozwoju projektu, a także zyskać ich wsparcie oraz więcej zasobów poprawiających efektywność działań.
