Media relations to ważny element strategii PR. Nawiązywanie długofalowej współpracy z dziennikarzami pozwala docierać do obecnych oraz przyszłych interesariuszy – nie tylko klientów oraz akcjonariuszy, ale również partnerów biznesowych, dostawców czy społeczności lokalnej.
Co to jest informacja prasowa?
Informacja prasowa to news dotyczący funkcjonowania organizacji, który ma dotrzeć do określonej grupy dzięki współpracy z dziennikarzami oraz mediami.
Informacje mogą dotyczyć różnych wydarzeń, m.in.:
- wydania merytorycznego raportu,
- zakończenia roku i podsumowania działalności,
- akcji charytatywnej czy zbiórki,
- zmiany siedziby,
- zmian w zespole,
- rebrandingu,
- wygranych nagród,
- nowego lokalu.
Temat informacji prasowej powinien być interesujący dla określonej grupy odbiorców i dziennikarzy, ale również wpisywać się w specyfikę konkretnego medium. Przed przygotowaniem warto dobrze przemyśleć do kogo kierowany jest komunikat oraz gdzie ma zostać docelowo opublikowany.
Jak napisać informację prasową?
Dobra informacja prasowa składa się z kilku obowiązkowych elementów.
Po pierwsze tytuł. Specjalista ds. PR powinien stworzyć tytuł przyciągający uwagę zarówno dziennikarza, jak i czytelników. Tytuł ma duże znaczenie i często decyduje, czy osoba zapozna się z dalszą częścią materiału. Warto pamiętać, że w erze Internetu oraz mediów społecznościowych mamy tylko chwilę na utrzymanie uwagi odbiorcy.
Drugi ważny element to lead znajdujący się często tuż pod tytułem. W leadzie powinno znaleźć się streszczenie informacji odpowiadające na podstawowe pytania – kto? co? gdzie? kiedy? dlaczego? jaki był efekt? Lead ma zachęcić do dalszego czytania i przedstawić cel komunikatu.
Pod leadem następuje czas na rozwinięcie tematu. W kontekście informacji prasowej często przypomina się o zasadzie odwróconej piramidy, która oznacza, że na początku znajdują się najważniejsze informacje – tytuł i lead, a także początek tekstu. Na samym dole komunikatu należy dodać informacje najmniej znaczące.
Specjalista ds. PR musi również pamiętać o umieszczeniu daty rozpowszechnienia komunikatu i danych kontaktowych do siebie. Czasami dziennikarze zainteresowani tematem chcą rozszerzyć informację o dodatkowe elementy, np. wypowiedź czy komentarz kolejnego eksperta.
Komunikat prasowy ma charakter informacyjny. Celem nie jest bezpośrednio nakłonienie do zakupu czy skorzystania z oferty. Warto popierać przedstawione tezy m.in. danymi liczbowymi oraz wypowiedziami ekspertów.
Przyjmuje się, że dobra informacja prasowa nie zajmuje więcej niż 1 strona A4 pisana czcionką pkt. 11.
Dodatkowe materiały w informacji prasowej
Informację prasową warto wzbogacić o dodatkowe materiały przyciągające uwagę i wnoszące wartość dodaną. Punktem obowiązkowym są zdjęcia odnoszące się do tematu, np. nowej siedziby firmy czy obrazujące wyniki badań w formie infografiki. Inny pomysł to link do materiałów wideo umieszczonych w jednym z popularnych serwisów. Warto zadbać, żeby informacja znalazła się na papierze firmowym z logo oraz kolorami identyfikującymi organizację.
Optymalizacja SEO w informacji prasowej
Współpracując z mediami elektronicznymi warto również zadbać o optymalizację tekstu pod SEO. Przemyślane użycie słów kluczowych minimum w tytule, leadzie i śródtytułach gwarantuje, że komunikat dotrze do większej liczby odbiorców.
Do kogo wysłać informację prasową?
Informację prasową należy wysłać do stworzonej wcześniej bazy mediów. Przemyślana grupa odbiorców zwiększy szansę na większą liczbę publikacji. Warto wybierać media i dziennikarzy specjalizujących się w konkretnych tematach. Wysyłanie wiadomości na ogólne adresy kontaktowe to mało skuteczne rozwiązanie. Tworząc bazę należy przejrzeć różne media nie tylko portale internetowe, ale również telewizję, radio czy social media.
