Organizacja czasu pracy w małej firmie. 5 wskazówek, jak zarządzać czasem zespołu

Dobry lider potrafi nie tylko angażować i inspirować do działania, ale również stawiać jasno określone cele. Niezbędna jest także umiejętność zarządzania czasem własnym oraz pozostałych członków zespołu. Planowanie, optymalizacja działań, monitorowanie, ale również motywowanie i świadomość tzw. rozpraszaczy pozwala efektywniej osiągać założone cele. Warto pamiętać, że lider to również członek zespołu, który powinien dawać dobry przykład oraz inspirować do podejmowania trafnych decyzji na co dzień.

Czas to ważny zasób w każdej organizacji. Odpowiednie zarządzanie umożliwia realizację planów bez przemęczania zespołu. Nadmiar zadań i regularne nadgodziny prowadzą do utraty energii i motywacji, a nawet długotrwałego wypalania zawodowego. Natomiast zbyt mało oddala realizację celów w czasie i prowadzi do utraty cennych zasobów. 

Efektywne zarządzanie czasem a rozpraszacze 

Jakie czynniki wpływają na efektywność zarządzania czasem? Czynniki można podzielić na wewnętrzne związane bezpośrednio z pracownikiem oraz zewnętrzne niezależne od osoby. 

Wśród czynników wewnętrznych powszechny problem stanowią działania bez określonego celu i planu. Brak przemyślenia sensu podejmowanych czynności to marnowanie cennego zasobu jakim jest czas. Kolejny czynnik wiąże się z brakiem dostatecznej wiedzy pracowników. Szukanie informacji, doczytywanie i sprawdzanie wydłuża czas poświęcony na zadanie. Nieefektywne zarządzanie czasem może również wynikać z braku umiejętności nadawania priorytetów, braniem na siebie zbyt dużo zadań czy problemów z wewnętrzną dyscypliną i motywacją. Dobry lider ma świadomość istnienia ludzkich barier oraz ograniczeń. Warto edukować członków zespołu na temat wewnętrznych czynników wpływających na optymalizację czasu pracy.

W codziennej pracy pod uwagę należy wziąć również czynniki, na które pracownicy nie mają wpływu, np. nieplanowane spotkania, telefony czy awarie sprzętu oraz narzędzi. 

5 wskazówek, jak zarządzać czasem zespołu
  1. Wyznacz cele

W startupach i małych organizacjach  sprawdza się zarządzanie przez cele. Pozwala na skuteczne osiąganie kamieni milowych oraz realizację strategii. Osoby zarządzające muszą potrafić delegować zadania i umiejętnie angażować pracowników w kolejne etapy. Żaden przedsiębiorca nie jest w stanie znać się na wszystkich aspektach działania firmy. Dobry lider oddaje część obowiązków w ręce profesjonalistów w określonej dziedzinie. Małe organizacje pozwalają na większe zaangażowanie pracowników, które przekłada się na realne pomysły wspierające działalność.  

  1. Zaplanuj działania i ustal czas realizacji etapów 

Po wyznaczeniu celów należy określić sposób ich realizacji. Ustalony plan działania i harmonogram prac pozwala zachować porządek. Warto dopasować  odpowiedzialność za realizację do konkretnych osób. Jedną z częstych przyczyn marnotrawienia czasu i nie osiągania celów jest niejasny podział odpowiedzialności i konkretnych zadań. Szczególnie w małych organizacjach duże znaczenie ma elastyczność i szybkie reagowanie na zmiany. Cały zespół powinien pamiętać, że harmonogram prac to drogowskaz, którym należy się kierować. Nie jest sztywnym regulaminem czy niepodważalnym prawem, a elastyczność i otwieranie się na zmiany to ważny element rozwoju. 

  1. Monitoruj etapy działań 

Monitorowanie etapów pozwala ocenić realne postępy i wprowadzić ewentualne zmiany. To również ważny krok dla pracowników, którzy mogą otrzymać feedback i spojrzeć na własne działania z innej perspektywy. Dobry lider wie, w jaki sposób przekazywać nie tylko pozytywne, ale również negatywne informacje. Monitoring i ocena postępu prac umożliwia oszacowanie, jak daleko zespół znajduje się od realizacji celów. Ważne są etapy, a nie konkretne i codzienne działania. Kontrola każdej czynności to zbyt pracochłonne zajęcie, które oddala od tego, co najważniejsze.

  1. Buduj pozytywne nawyki 

Lider powinien pokazywać dobry przykład w sposób dopasowany do kultury i energii zespołu. Dobry pomysł to wewnętrzne szkolenia ze specjalistami, którzy podpowiedzą pracownikom, jak działać efektywnie. Najważniejsze to pokazywać, że działa się według zasad oczekiwanych również od pracowników. 

  1. Zadbaj o motywację pracowników 

Motywowanie to ciągły proces, który wymaga przemyślanej strategii działania przekładającej się na długoterminowe efekty. Dobry system motywacyjny odpowiada specyficznym potrzebom organizacji.

Total
6
Shares
Poprzedni wpis

6 popularnych mitów na temat inwestowania

Następny Wpis
lean canvas

Inwestycje krótkoterminowe – czym są?

Powiązane wpisy

6 najpopularniejszych barier w rozwoju startupów w Polsce

Startupy mierzą się z wieloma wyzwaniami. Część z nich, np. szybkie tempo zmian prawnych czy biurokracja to bariery spotykające firmy na wszystkich etapach rozwoju. Z kolei niektóre jak pozyskiwanie finansowania, walka o specjalistów czy presja płacowa to bariery charakterystyczne dla rynku młodych innowacyjnych przedsiębiorstw.
Więcej
fotowoltaika

Fotowoltaika produkuje energię w nocy? Nowe odkrycia naukowców

Panele fotowoltaiczne pracują o każdej porze roku, ale z różną intensywnością. Najwięcej energii powstaje wiosną i latem, dużo mniej - jesienią i zimą. Magazyny oraz dostęp do ogólnej sieci elektrycznej pozwalają korzystać z nadwyżek prądu o każdej porze. Australijscy i amerykańscy naukowcy dowodzą, że panele mogą działać również w nocy.
Więcej
Dołącz do naszej
Nefs.pl dostarcza praktyczne informacje, sprawdzone analizy, podstawy inwestowania i ciekawostki z rynku.
społeczności
Dołącz do naszego
Nefs.pl dostarcza praktyczne informacje, sprawdzone analizy, podstawy i ciekawostki.
NewsletterA