Czas to ważny zasób w każdej organizacji. Odpowiednie zarządzanie umożliwia realizację planów bez przemęczania zespołu. Nadmiar zadań i regularne nadgodziny prowadzą do utraty energii i motywacji, a nawet długotrwałego wypalania zawodowego. Natomiast zbyt mało oddala realizację celów w czasie i prowadzi do utraty cennych zasobów.
Efektywne zarządzanie czasem a rozpraszacze
Jakie czynniki wpływają na efektywność zarządzania czasem? Czynniki można podzielić na wewnętrzne związane bezpośrednio z pracownikiem oraz zewnętrzne niezależne od osoby.
Wśród czynników wewnętrznych powszechny problem stanowią działania bez określonego celu i planu. Brak przemyślenia sensu podejmowanych czynności to marnowanie cennego zasobu jakim jest czas. Kolejny czynnik wiąże się z brakiem dostatecznej wiedzy pracowników. Szukanie informacji, doczytywanie i sprawdzanie wydłuża czas poświęcony na zadanie. Nieefektywne zarządzanie czasem może również wynikać z braku umiejętności nadawania priorytetów, braniem na siebie zbyt dużo zadań czy problemów z wewnętrzną dyscypliną i motywacją. Dobry lider ma świadomość istnienia ludzkich barier oraz ograniczeń. Warto edukować członków zespołu na temat wewnętrznych czynników wpływających na optymalizację czasu pracy.
W codziennej pracy pod uwagę należy wziąć również czynniki, na które pracownicy nie mają wpływu, np. nieplanowane spotkania, telefony czy awarie sprzętu oraz narzędzi.
5 wskazówek, jak zarządzać czasem zespołu
- Wyznacz cele
W startupach i małych organizacjach sprawdza się zarządzanie przez cele. Pozwala na skuteczne osiąganie kamieni milowych oraz realizację strategii. Osoby zarządzające muszą potrafić delegować zadania i umiejętnie angażować pracowników w kolejne etapy. Żaden przedsiębiorca nie jest w stanie znać się na wszystkich aspektach działania firmy. Dobry lider oddaje część obowiązków w ręce profesjonalistów w określonej dziedzinie. Małe organizacje pozwalają na większe zaangażowanie pracowników, które przekłada się na realne pomysły wspierające działalność.
- Zaplanuj działania i ustal czas realizacji etapów
Po wyznaczeniu celów należy określić sposób ich realizacji. Ustalony plan działania i harmonogram prac pozwala zachować porządek. Warto dopasować odpowiedzialność za realizację do konkretnych osób. Jedną z częstych przyczyn marnotrawienia czasu i nie osiągania celów jest niejasny podział odpowiedzialności i konkretnych zadań. Szczególnie w małych organizacjach duże znaczenie ma elastyczność i szybkie reagowanie na zmiany. Cały zespół powinien pamiętać, że harmonogram prac to drogowskaz, którym należy się kierować. Nie jest sztywnym regulaminem czy niepodważalnym prawem, a elastyczność i otwieranie się na zmiany to ważny element rozwoju.
- Monitoruj etapy działań
Monitorowanie etapów pozwala ocenić realne postępy i wprowadzić ewentualne zmiany. To również ważny krok dla pracowników, którzy mogą otrzymać feedback i spojrzeć na własne działania z innej perspektywy. Dobry lider wie, w jaki sposób przekazywać nie tylko pozytywne, ale również negatywne informacje. Monitoring i ocena postępu prac umożliwia oszacowanie, jak daleko zespół znajduje się od realizacji celów. Ważne są etapy, a nie konkretne i codzienne działania. Kontrola każdej czynności to zbyt pracochłonne zajęcie, które oddala od tego, co najważniejsze.
- Buduj pozytywne nawyki
Lider powinien pokazywać dobry przykład w sposób dopasowany do kultury i energii zespołu. Dobry pomysł to wewnętrzne szkolenia ze specjalistami, którzy podpowiedzą pracownikom, jak działać efektywnie. Najważniejsze to pokazywać, że działa się według zasad oczekiwanych również od pracowników.
- Zadbaj o motywację pracowników
Motywowanie to ciągły proces, który wymaga przemyślanej strategii działania przekładającej się na długoterminowe efekty. Dobry system motywacyjny odpowiada specyficznym potrzebom organizacji.
