Biała lista podatników VAT, czyli jak zweryfikować kontrahentów
Wykaz informacji o podatnikach VAT obowiązuje od 1 września 2019 roku. Zastąpił dwie działające wcześniej listy: zarejestrowanych i niezarejestrowanych podatników VAT oraz podmiotów wykreślonych i przywróconych do rejestru. Główny cel bazy to wsparcie przedsiębiorców w szybkiej i skutecznej weryfikacji kontrahentów.
Dlaczego warto sprawdzać wiarygodność kontrahentów?
Współpraca z nowym partnerem to nie tylko duża szansa, ale również ryzyko. Zanim podpiszesz umowę czy otrzymasz pierwszą fakturę, zdobądź jak najwięcej informacji. Nieuczciwy partner wiąże się nie tylko z utratą pieniędzy i produktów, ale również spadkiem reputacji i wiarygodności wśród własnych klientów. Weryfikacja informacji ograniczy również odpowiedzialność podatkową. Wykażesz, że dopełniono wszystkich obowiązków i formalności dotyczących bezpiecznej transakcji.
Czym jest biała lista podatników VAT?
Biała lista prowadzona jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Pozwala sprawdzić wiarygodność kontrahenta poprzez weryfikację w bazie czynnych podatników VAT.
Lista umożliwia również potwierdzenie rachunku bankowego kontrahenta. Możesz także dowiedzieć się, dlaczego podmiotowi odmówiono rejestracji, wykreślono albo przywrócono zarejestrowanie.
Jak podmioty znajdują się na liście? Szef KAS pobiera dane z rejestrów dostępnych publicznie.
Biała lista podatników znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów. Dane są aktualizowane każdego dnia.
Na białej liście znajdziesz następujące informacje o podatniku:
- nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
- numer identyfikacyjny na potrzeby podatku (jeżeli został przyznany);
- status podmiotu – niezarejestrowanego albo wykreślonego, zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”;
- numer identyfikacyjny REGON;
- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym;
- adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
- imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
- imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
- daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia podmiotu;
- podstawę prawną uzasadniającą odmowę, wykreślenie albo przywrócenie rejestracji;
- numery rachunków rozliczeniowych w banku lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.
Jak korzystać z białej listy podatników?
Kontrahenta wyszukasz wpisując numer konta bankowego, NIP, REGON albo nazwę podmiotu. Nie znasz pełnej nazwy? Wpisz część, a system podpowie pasujące wyniki.
Jeżeli szukasz osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, wpisz imię i nazwisko w polu przeznaczonym dla nazwy firmy.
Zanim zrealizujesz przelew dla nowego kontrahenta upewnij się, że numer konta bankowego na fakturze pokrywa się z numerem w wykazie podatników VAT. Rachunek się nie zgadza? Skontaktuj się z kontrahentem w celu wyjaśnienia.
Sprawdź również, czy Twój numer rachunku jest prawidłowy. To ważne, szczególnie jeżeli przyjmujesz płatności powyżej 15 tys. zł. Prowadzisz spółkę zarejestrowaną w KRS? Zweryfikuj informację na podstawie numeru zgłoszonego w urzędzie skarbowym. Działasz jako jednoosobowa działalność gospodarcza? Sprawdź dane za pośrednictwem CEIDG. Pamiętaj, że błędy mogą wiązać się z utrudnieniami dla Twoich partnerów.
Weryfikacja partnerów – jakie bazy danych warto znać?
Oprócz białej listy podatników VAT warto również sprawdzić m.in.:
- Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG) – jeżeli kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest wspólnikiem spółki cywilnej;
- Krajowy Rejestr Sądowy – jeżeli kontrahentem jest spółka prawa handlowego;
- Rejestr Gospodarki Narodowej (REGON);
- Wykaz podatników VAT UE (rejestr VIES) – jeśli kontrahent posiada spółkę w innym kraju UE;
- Urząd Skarbowy – na wniosek urząd wydaje informację na temat rozliczania podatków przez kontrahenta.
