Jak wybrać narzędzia, które sprawdzą się w organizacji?
Decydując się na narzędzia do zarządzania projektami weź pod uwagę przede wszystkim funkcjonalność. Zastanów się i przetestuj, czy narzędzie odpowiada na realne potrzeby zespołu. Nie warto płacić za funkcje, które nigdy nie będą używane. Sprawdź również możliwość integracji z innymi systemami np. Microsoft Teams.
Dobre narzędzie pozwala rozpisać projekt na zadania, określić czas realizacji i osobę odpowiedzialną, a także monitorować postęp pracy. Programy zwiększają skuteczność komunikacji i efektywność działań dzięki szybkiemu przepływowi informacji pomiędzy członkami zespołu.
Większość programów posiada wbudowany kalendarz, powiadomienia, wewnętrzny czat czy systemy do kontroli postępów pracy. Narzędzia w zarządzaniu projektami wpływają na skuteczność i wydajność zespołów. Każdy członek widzi zadania do wykonania, priorytety i kolejne kroki. Programy wysyłają również przypomnienia, które ograniczają ryzyko zapomnienia o zadaniu.
Jira
Jira to rozwinięte narzędzie do zarządzania nie tylko w obszarze projektów, ale również pracy zespołów Agile czy zarządzania wymaganiami i przypadkami testowymi.
Narzędzie można skonfigurować, w taki sposób, żeby pasowało do typu projektu. Indywidualnie stworzone szablony projektu i przepływy pracy pozwalają na dużą elastyczność. Dostępne są również raporty do wygenerowania umożliwiające śledzenie postępów, skuteczności oraz przebiegu pracy. Jira pozwala również na konfigurowanie uprawnień. Pełna wersja narzędzia jest płatna. Sprawdza się w dużych i rozbudowanych zespołach.
Trello
Trello to narzędzie, które pozwala spojrzeć na procesy od strony wizualnej. Duża elastyczność, możliwość współpracy i łatwość obsługi to największe zalety platformy. W Trello możesz stworzyć indywidualne projekty stosując metodę wizualizacji zadań Kanban. Dobrze sprawdza się w małych firmach oraz wśród freelancerów. Wada Trello to ograniczona funkcjonalność m.in. w zakresie zarządzania dokumentami i raportami.
Asana
Asana to funkcjonalne i proste w obsłudze narzędzie do zarządzania projektami. Przejrzysty interfejs, możliwość integracji m.in. z Microsoft Teams oraz ponad 200 innymi narzędziami i gotowe szablony skutecznie ułatwiają pracę. Pozwala działać na wykresach Gantta, automatyzować zadania i ograniczyć liczbę błędów. Bezpłatna wersja próbna ma ograniczenia związane m.in. z widokiem formularzy.
W Asanie możesz dodawać pliki i załączniki z komputera, Dropbox, Box lub Dysku Google do dowolnego zadania lub konwersacji.
Microsoft Project
Microsoft Project pozwala na łatwą obsługę projektów. Tworzenie harmonogramu, przydzielanie zadań, kontrola realizacji, planowanie i zarządzanie budżetem a do tego wsparcie w formach wizualnych.
Narzędzie jest zintegrowane z Microsoft Teams co ułatwia codzienną pracę w zdalnych zespołach.
Google Docs / Sheets
Główne zalety dokumentów Google to uniwersalność, łatwość obsługi i brak kosztów. Możliwość nadania dostępu wielu osobom ułatwia realizację zadań – nie musisz przesyłać rozbudowanych plików w Excelu czy Wordzie, które często generują problemy z obsłudze np. z otwieraniem czy zapisywaniem.
W Google Sheets stworzysz harmonogramy, plany kosztów i pracy bez zbędnych funkcjonalności wprowadzających chaos w mniejszych organizacjach i grupach projektowych.
IC Project
IC Project to jedno z niewielu polskich darmowych narzędzi dostępnych na rynku. Pozwala na monitorowanie postępu zadań i projektów, delegowanie oraz raportowanie. Posiada własny komunikator i CRM usprawniające pracę.
